Asiakas- ja markkinointitietorekisteri

Rekisterinpitäjä         

Hätälä Oy
Palokankaantie 298
90410 OULU
0219887-4

Yhteyshenkilö

Matti Isohätälä
tietosuoja@hatala.fi
085626000 (vaihde)

Rekisterin nimi

Asiakas ja markkinointirekisteri

Rekisteröidyt henkilöt

Asiakaspalveluun yhteyttä ottaneet yritys- ja kuluttaja-asiakkaat sekä sosiaalisen median kanavien kautta erilaisiin arvontoihin tai kyselyihin osallistuneet henkilöt.

Yritysmyynnin yhteyshenkilöt ja yrityksen yksiköiden nimeämät kontaktihenkilöt.

Muut yrityssidosryhmät, joiden yhteyshenkilöiden tiedot ovat julkisesti saatavilla ja jotka kohdentuvat Hätälän markkinointikohderyhmään.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste käsittelylle

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yritysasiakkaiden osalta mahdollistaa liiketoiminnan vaatima yhteistyö, sekä taloushallinnon prosessien vaatimien asioiden mahdollistaminen mm. laskutuksen käsittely. Kuluttaja asiakkaiden osalta tavoitteena on palautteiden käsittely, lisätietojen pyytäminen ja hyvitysten käsittely. Muutoin kuluttajatietoja voidaan käsitellä mahdollisten arvontojen voittajien lähestymiseen, sekä markkinoinnillisiin käyttötarkoituksiin somekanavien kautta, mikäli henkilö on antanut suostumuksensa tähän liittymällä seuraamaan Hätälän tiedotuskanavia. Muiden sidosryhmien osalta käsittely perustuu yhteiseen kiinnostuksen kohteeseen ja potentiaalisen uuden markkinointisuhteen luomiseen.

Kuluttaja-asiakkaiden henkilötietojen ylläpito perustuu sopimukseen, sähköisen markkinoinnin osalta suostumukseen.. Yritysasiakkaiden osalta henkilötietojen ylläpito perustuu liiketoimintayhteistyöhön.

Muiden yrityssidosryhmien henkilötietojen ylläpito perustuu mahdolliseen uuteen yritysyhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa liiketoimintayhteistyö tai asiakkaiden palvelu.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• Liiketoimintayhteistyö: tuotteiden myynti ja markkinointi yrityksiin, sekä tilauksien hallinta
• Asiakaspalautteiden hallinta
• Reklamaatiot

Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavanlaisia tietoja:

• Useimmiten
  • Henkilöiden itsensä antamat yhteystiedot nimi,
  • osoite,
  • puhelinnumero,
  • sähköpostisosoite
• Yritysasiakkaiden osalta yritystiedot, jota henkilö edustaa ja hänen työnantajansa yhteystiedot
• Reklamaatioiden ja kuluttajapalautteiden osalta kerätään lisäksi
  • Ostopaikka
  • Tilinumero (jos reklamaatio johtaa hyvitykseen)

Pääperiaatteena on pidetty tiedon tarpeen minimointia, mutta henkilöllä on mahdollisuus lähettää vapaamuotoisesti itse haluamiansa lisätietoja.

Säilytysperusteet

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden osalta tietoja säilytetään niin kauan, kuin sopimus on voimassa, tai kunnes henkilövaihdoksesta ilmoitetaan, jonka jälkeen vanhentuneet yhteystiedot poistetaan rekisteristä.

Kuluttaja-asiakkaiden tietoja säilytetään yhteydenottojen osalta enintään 2 vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Yhteydenotot, joiden syynä on reklamaatio, joka on johtanut hyvitykseen, yhteystietoja kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti. Muutoin reklamaatio- ja palautetiedot anonymisoidaan kerran kahdessa vuodessa.

Nettisivujen kautta annetut palautteet säilytetään palveluntarjoajan palvelimella 2kk, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

Tietojen ajantasaisuutta ja tarpeellisuutta katselmoidaan säännöllisin välein ja mikäli säilytykselle ei ole perustetta, tiedot poistetaan.

Järjestelmiin kirjautuvat tiedot varmistetaan normaalien varmistusrutiinien mukaisesti ja ne poistuvat normaalin varmistussyklin mukaisesti.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas itse yhteydenottotilanteessa

Tuleeko lisäksi yritysasiakkaiden kautta reklamaatioita

Yritysasiakkaiden osalta tietoja saadaan suoraan yrityksen yhteyshenkilöltä tai vaihtoehtoisesti tietoja saadaan yritysasiakkaiden omien järjestelmien kautta, jonne Hätälän työntekijälle on annettu pääsyoikeus.

Messu- tai muissa tapahtumissa kerätään tietoja erityisellä Messukeskuksien tarjoamalla laitteella (ContactMate) tai sovelluksella (Feedbackly, yritys jolta sovellus vuokrataan). Laite tai sovellus kerää yrityksen ja henkilön nimen sekä tittelin. Hätälä saa tiedot Excel-muodossa tapahtuman jälkeen. Tietoja käytetään markkinointiviestintään, jonka jälkeen Excel-tiedosto tuhotaan.

Tietojen säännönmukainen luovuttaminen ja siirtäminen

Asiakkaiden tietoja ei luovuteta tai siirretä yrityksen ulkopuolisille henkilöille, muuten kuin erillisen suostumuksen ja/tai sopimuksen mukaisesti.

Tietojen siirto EU/ETA ulkopuolelle

Asiakastietoja voidaan siirtää tiettyjen järjestelmien ylläpidon vuoksi EU/ETA maiden ulkopuolelle mm sähköpostipalvelut ja yrityksen internetsivujen alustan ylläpito.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Mahdollinen manuaalinen aineisto / paperiarkisto käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti ja tuhotaan tarpeen päättyessä.

Aineistojen arkisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Pääsyoikeudet kontrolloidaan säännönmukaisesti. Tietojen asianmukainen hävittäminen tehdään tietosuojalaatikoiden kautta.

Myös palvelinkapasiteetti on asianmukaisesti suojattu ja avaimen hallinnasta vastaa nimetyt vastuulliset.

Rekisteröidyn oikeudet:

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa Markkinointi ja asiakastietorekisteriin tallennetut tietonsa. Tämä onnistuu ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti käyttäen samoja yhteystietoja, millä hakemus on toimitettu ja pyritään varmistamaan henkilön henkilöllisyys. Tarvittaessa pyydetään henkilö käymään Hätälän toimistolla varmistamassa henkilöllisyytensä.

Rekisteriin tallennetut tiedot toimitetaan asiakkaalle tietoturvallisella tavalla. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

Pääsääntöisesti tietojen ylläpidosta ja päivittämisestä vastaa rekisterinyhteyshenkilö, joka voi tarvittaessa pyytää henkilöä toimittamaan uuden hakemuksen ja poistaa vanhan hakemuksen pyydettäessä.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Mikäli rekisteröity katsoo, että hänestä on tallennettu Markkinointi ja asiakastietorekisteriin virheellistä tietoa, on hänellä oikeus vaatia tietojen korjaamista. Mikäli halutaan korjata muuta mahdollista tietoa, pyyntö tehdään kirjallisena rekisterinyhteyshenkilölle. Katso ylempi kohta.

Oikeus kieltää tai rajoittaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tai rajoittaa tietojensa käsittelyä. Tämä onnistuu ottamalla yhteyttä rekisterinyhteyshenkilöön. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja pyynnön tekijä tunnistetaan tarvittaessa kuvallisen henkilökortin avulla. Asiakkaalta pyydetään perustelut siihen, miksi hän haluaa tietojensa käsittelyä rajoitettavaksi.

Pyyntö ”tulla unohdetuksi” tehdään tekemällä ilmoitus rekisterinyhteyshenkilölle. Tunnistamisen pääperiaatteet ovat tässäkin vaatimuksena.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut Markkinointi ja asiakastietorekisteriin tietoja, joita käsitellään sopimuksen, rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 02956 66700