Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä         

Hätälä Oy
Palokankaantie 298
90410 OULU
0219887-4

Yhteyshenkilö

Rekisterinomistajan yhteystiedot

Teemu Sorakangas – tuotannon työntekijät
tietosuoja@hatala.fi
08 5626 000 (vaihde)

Rekisterin nimi

Tuotannon Työnhakijarekisteri

Rekisteröidyt henkilöt

Yritykseen työnhakijaksi hakevia henkilöitä, joista muodostuu työnhakijarekisteri.

Rekisterin tietosisältö koostuu henkilöiden itsensä lähettämien hakemusten perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste käsittelylle

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työnhakijoiden kerääminen, kartoittaminen ja käsittely valintaprosessissa.

Henkilötietojen ylläpito perustuu henkilön itse antamaan suostumukseen ja hänen toimittamaan hakemukseensa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on löytää potentiaaliset työntekijät.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

• Tuotanto-osastojen resurssien määrityksessä
• Soveltuvuusarvioinnissa
• Suosittelijoiden yhteydenotoissa

Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:

• Hakemuslomakkeessa pyydettyjä tietoja: nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, henkilökohtainen sähköpostiosoite, koulutus, valmistumisvuosi, lisätietoja koulutuksesta, työkokemus, hygieniapassi, millaisesta työpaikasta on kiinnostunut ja mahdollinen aloituspäivämäärä
• Mahdollisesti liitteenä oleva avoin kirjallinen hakemus ja CV

Pääperiaatteena on pidetty tiedon tarpeen minimointia, mutta henkilöllä on mahdollisuus lähettää vapaamuotoisesti itse haluamiansa lisätietoja.

Säilytysperusteet

Työnhakijoiden tietoja säilytetään 6 kuukautta, jonka jälkeen tiedot poistetaan. Työntekijäksi valittavien henkilöiden tiedot siirretään työntekijärekisterin alaisuuteen.

Järjestelmiin kirjautuvat tiedot varmistetaan normaalien varmistusrutiinien mukaisesti ja ne poistuvat normaalin varmistussyklin mukaisesti.

Säännönmukaiset tietolähteet

Työnhakija.

Tietojen säännönmukainen luovuttaminen ja siirtäminen

Työnhakijoiden tietoja ei luovuteta tai siirretä yrityksen ulkopuolisille henkilöille, muuten kuin erillisen suostumuksen ja/tai sopimuksen mukaisesti.

Tietojen siirto EU/ETA ulkopuolelle

Työnhakijatietoja voidaan siirtää tiettyjen järjestelmien ylläpidon vuoksi EU/ETA maiden ulkopuolelle mm sähköpostipalvelut ja yrityksen internetsivujen alustan ylläpito.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus. Mahdollinen manuaalinen aineisto / paperiarkisto käsitellään huolellisesti ja asianmukaisesti ja tuhotaan tarpeen päättyessä.

Aineistojen arkisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Pääsyoikeudet kontrolloidaan säännönmukaisesti. Tietojen asianmukainen hävittäminen tehdään tietosuojalaatikoiden kautta.

Myös palvelinkapasiteetti on asianmukaisesti suojattu ja avaimen hallinnasta vastaa nimetyt vastuulliset.

Rekisteröidyn oikeudet:

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa työntekijätietorekisteriin tallennetut tietonsa. Tämä onnistuu ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti käyttäen samoja yhteystietoja, millä hakemus on toimitettu ja pyritään varmistamaan henkilön henkilöllisyys. Tarvittaessa pyydetään henkilö käymään Hätälän toimistolla varmistamassa henkilöllisyytensä.

Rekisteriin tallennetut tiedot toimitetaan työntekijälle tietoturvallisella tavalla. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

Pääsääntöisesti tietojen ylläpidosta ja päivittämisestä vastaa rekisterinyhteyshenkilö, joka voi tarvittaessa pyytää henkilöä toimittamaan uuden hakemuksen ja poistaa vanhan hakemuksen pyydettäessä.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Mikäli rekisteröity katsoo, että hänestä on tallennettu työnhakijarekisteriin virheellistä tietoa, on hänellä oikeus vaatia tietojen korjaamista. Mikäli halutaan korjata muuta mahdollista tietoa, pyyntö tehdään kirjallisena rekisterinyhteyshenkilölle. Katso ylempi kohta.

Oikeus kieltää tai rajoittaa tietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tai rajoittaa tietojensa käsittelyä. Tämä onnistuu ottamalla yhteyttä rekisterinyhteyshenkilöön. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja pyynnön tekijä tunnistetaan tarvittaessa kuvallisen henkilökortin avulla. Työnhakijalta pyydetään perustelut siihen, miksi hän haluaa tietojensa käsittelyä rajoitettavaksi.

Pyyntö ”tulla unohdetuksi” tehdään tekemällä ilmoitus rekisterinyhteyshenkilölle. Tunnistamisen pääperiaatteet ovat tässäkin vaatimuksena.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut työntekijärekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 02956 66700